Ответственный — сотрудник, занимающий исполнительную должность (примерный аналог нач.отдела), осуществляющий контроль, распределение или исполнение заявок.
Сотрудник одновременно может быть Пользователем (администратором) и Ответственным, либо Пользователем (администратором) и Исполнителем. Одновременно Ответственным и Исполнителем сотрудник быть не может.
Для создания ответственного:
1. Перейдите в меню «Настройки» 
2. В открывшемся окне выберите раздел «Ответственные».
3. Нажмите кнопку 
4. Заполните необходимые поля, в частности:
• ФИО или название юрлица;
• телефон и email для авторизации в системе.
Для того, чтобы сотрудник мог работать в системе, проставьте чекбокс 
«Активен».
Для возможности распределения заявок на сотрудника укажите типы работ. Укажите подтипы работ, если необходимо (создать Типы/Подтипы работ можно в меню «Настройки» 
разделы Типы работ или Подтипы работ).
Остальные поля — опциональны
5. Сохраните внесенные данные (кликните по иконке «дискета» 
)
Как создать исполнителя указано вот тут